Avec nos vies actives réglées au quart de tour, qui n’a pas l’impression de manquer de temps ? La gestion des priorités correspond à la stratégie et aux techniques qu’on se donne pour planifier et utiliser son temps de la façon la plus efficace possible. Ceci est fait en créant continuellement de la valeur, tout en sachant qu'il y aura toujours des imprévus.
Méthode n°1 : Utilisez la matrice urgence / importance
Dans son livre Priorité aux priorités (First Things First), Stephen R. Covey propose de prioriser l'importance des tâches plutôt que leur urgence à l'aide des quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower. Avant de devenir président des États-Unis, Eisenhower était général d’armée. Durant la Deuxième Guerre mondiale, sa matrice lui a servi à gérer le débarquement des troupes alliées.
Commencez par faire une liste des tâches à effectuer, puis différenciez celles qui sont « urgentes » de celles qui sont « importantes ».
Les tâches urgentes sont celles qui ne peuvent pas être remises à demain et qui demandent une réaction immédiate, par exemple un enjeu de dernière minute.
Les tâches importantes sont celles qui doivent être faites pour atteindre vos objectifs.
Placez ensuite les tâches de votre liste dans la matrice ci-dessous afin de mieux gérer vos priorités quotidiennes.
Méthode n°2 : Planifiez votre travail en fonction des « vraies » priorités
En 1918, Charles M. Schwab, président de la Bethlehem Steel Corporation (le plus grand constructeur de navires en Amérique), a fait appel au consultant en productivité Ivy Lee afin d'accroître l’efficacité de son équipe. Ce dernier a suggéré une méthode simple et efficace, véritable révélation pour Schwab et son équipe, que vous pouvez utiliser en tant que gestionnaire :
À la fin de chaque journée de travail:
Notez les 6 choses les plus importantes que vous devrez accomplir le lendemain en fonction de votre matrice. Ne dépassez pas 6 tâches.
Classez ces tâches en ordre d’importance.
Le lendemain matin, planifiez votre journée en fonction de ces priorités. Assurez-vous de commencer par la tâche la plus prioritaire et de terminer par la moins prioritaire.
Reproduisez cette méthode tous les jours.
Il existe plusieurs astuces pour bien gérer son temps, mais ces deux méthodes vous permettront de le planifier de façon simple et efficace. Essayez-les dès aujourd’hui !
Regardez la vidéo « Des équipes responsables = Plus de temps pour vous! », de Stéphanie Côté Mongrain.